Il notaio è un pubblico ufficiale al quale lo Stato affida sia il compito di garantire la validità di contratti e vari altri negozi giuridici, sia la riscossione delle imposte per attività e operazioni economicamente rilevanti, come – a titolo di esempio-  l’acquisto o la vendita di un bene, la cessione di quote o azioni societarie, le pratiche relative alle dichiarazioni di successioni. Presta inoltre attività di consulenza ed elaborazione di pareri.

La funzione del notaio non riguarda esclusivamente la sfera giuridica ma anche quella fiscale: infatti, agendo come intermediario tra privato e Stato, il notaio tassa i propri atti e riscuote direttamente le tasse e le imposte per gli atti che stipula per versali allo Stato, assicurandosi al tempo stesso della corretta registrazione degli stessi nei Registri Pubblici e degli ulteriori adempimenti connessi.
Quale sostituto di imposta, è altresì personalmente responsabile per le eventuali imposte non versate.

In virtù del suo ruolo, il notaio per legge deve essere super partes, vale a dire tutelare in egual misura tutte le parti coinvolte in una trattativa.

Per svolgere le sue funzioni, il notaio deve avere un’approfondita e ampia preparazione giuridica, garantita dal superamento di un concorso pubblico estremamente selettivo, gestito dal Ministero della Giustizia.

Il notaio è un pubblico ufficiale e risponde della propria attività sotto il profilo civile, penale e disciplinare ed è soggetto per legge a continui controlli effettuati dallo Stato: ogni quattro mesi subisce dei controlli da parte dell’Agenzia delle Entrate e ogni due anni dal Ministero della Giustizia.
A questi controlli si aggiunge anche quello operato dai Consigli Notarili Distrettuali, i quali vigilano sul corretto comportamento dei notai sui vari territori di riferimento.

Attualmente la figura del notaio è vincolata per legge ad una competenza territoriale. Vale dire che per un notaio vale il limite di azione all’interno della regione di competenza, entro i confini della quale può ricevere atti, anche per beni o attività non pertinenti alla regione stessa.